Privacybeleid OplichtingHelpdesk.nl

1Wie is verantwoordelijk voor de verwerking

OplichtingHelpdesk.nl is een initiatief van Recherchebureau Matrix. Recherchebureau Matrix is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Recherchebureau Matrix
KvK: 99501740
POB-vergunning: POB 9467
AVG en Privacygedragscode voor Particuliere Onderzoeksbureaus
E-mail: info@oplichtinghelpdesk.nl

2Welke persoonsgegevens wij verzamelen

Afhankelijk van het contact en de dienst die u afneemt, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• Identificatiegegevens: voor- en achternaam, geboortedatum, adres en woonplaats;
• Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer;
• Financiële gegevens: bankrekeningnummer, bedragen, transactiegegevens, betaalbewijzen;
• Dossiergegevens: omschrijving van de melding of opdracht, datum, bedragen, communicatie met de gemelde of betrokken partij, aangeleverde bewijsstukken;
• Gegevens van gemelde of betrokken partijen: namen, gebruikte contact- of profielnamen, adresgegevens, bankrekening, telefoonnummer, e-mailadres, profielen op platforms, transactiegegevens en andere gegevens die noodzakelijk kunnen zijn voor onderzoek of dossieropbouw;
• Bewijsstukken: screenshots, e-mails, chatgesprekken, betaalbewijzen, documenten, foto's;
• Technische en auditgegevens: bij het aanmaken van een account, het sluiten van een overeenkomst, het indienen of wijzigen van een dossier en andere belangrijke dossierhandelingen kunnen datum, tijd, actie, gebruikersrol en IP-adres worden gelogd. Daarnaast kunnen hosting, WordPress of beveiligingsvoorzieningen zoals Wordfence technische loggegevens registreren, zoals datum en tijd van een verzoek, browser-/apparaatinformatie en IP-adres. Deze gegevens gebruiken wij voor beveiliging, misbruikpreventie, foutopsporing, controleerbaarheid van dossierhandelingen en AVG-verantwoording, niet voor algemene bezoekersprofilering.
• Communicatie: berichten die u ons stuurt, telefoongesprekken, gespreksnotities en, indien noodzakelijk en rechtmatig binnen een concrete onderzoeksopdracht, opnamen van gesprekken waaraan wij zelf deelnemen.

3Met welk doel wij gegevens verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de doelen waarvoor ze nodig zijn:

1. Het behandelen van uw melding of dossier;
2. Het uitvoeren van onderzoek naar de gemelde feiten, omstandigheden en betrokken partijen;
3. Het verzamelen van bewijs en het opbouwen van een dossier, waaronder het vastleggen van relevante communicatie indien dat noodzakelijk en rechtmatig is;
4. Het samenbrengen van gedupeerden wanneer meldingen zien op dezelfde wederpartij, hetzelfde rekeningnummer of dezelfde contactgegevens;
5. Het bundelen en, in beginsel zonder klantgegevens van melders, doorgeven van signalen aan toezichthouders zoals ACM ConsuWijzer, banken, e-wallets of andere betaaldiensten wanneer meerdere meldingen wijzen op dezelfde wederpartij, hetzelfde betaalmiddel of hetzelfde patroon;
6. Het verzenden van aansprakelijkstellingen, het voorbereiden van juridische vervolgstappen en het delen van noodzakelijke dossierinformatie met juridische dienstverleners wanneer een civiele procedure wordt behandeld;
7. Het beoordelen, voorbereiden of ondersteunen van verzoeken aan banken of betaaldiensten, bijvoorbeeld voor een terugstortverzoek of het verkrijgen van noodzakelijke NAW-gegevens van een begunstigde rekeninghouder wanneer dit binnen het dossier, de wet en de voorwaarden van de bank of betaaldienst past;
8. Het beheren van uw account en uw dossier op onze website;
9. Het versturen van noodzakelijke communicatie over uw dossier;
10. Het verbeteren van onze dienstverlening en de Webshopscanner;
11. Het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

4Wettelijke grondslag voor de verwerking

Wij verwerken uw gegevens op basis van een of meer van de volgende grondslagen uit de AVG:

• Uitvoering van een overeenkomst: als u ons een opdracht heeft gegeven om onderzoek te doen of uw schadebedrag terug te vorderen;
• Toestemming: als u expliciet toestemming heeft gegeven, bijvoorbeeld om u in contact te brengen met andere gedupeerden;
• Wettelijke verplichting: als wij verplicht zijn gegevens te verwerken op grond van wet- of regelgeving;
• Gerechtvaardigd belang: voor zorgvuldig onderzoek, het vergelijken van signalen, het doorgeven van gebundelde signalen aan toezichthouders of betaalpartijen, het voorkomen van verdere schade, het uitvoeren van hoor en wederhoor en het onderbouwen van een mogelijke rechtsvordering, voor zover dit noodzakelijk, proportioneel en subsidiair is en na afweging van de belangen van betrokkenen.

5Verwerking bij onderzoekswerkzaamheden

Recherchebureau Matrix richt zijn werkzaamheden in volgens de AVG, de Privacygedragscode voor Particuliere Onderzoeksbureaus en de toepasselijke wettelijke kaders voor particuliere onderzoekswerkzaamheden.

Wanneer de Privacygedragscode of de AVG dat vereist, wordt een onderzochte of betrokken persoon geïnformeerd over de verwerking van persoonsgegevens. Informatie kan worden uitgesteld of beperkt wanneer dat wettelijk is toegestaan en noodzakelijk en evenredig is voor het onderzoek of de belangen van gedupeerden.

In het kader van een concrete onderzoeksopdracht kunnen wij gesprekken met betrokken partijen vastleggen waaraan wij zelf deelnemen, indien dit noodzakelijk is voor feitenonderzoek, dossieropbouw, bewijsvoering, hoor en wederhoor of de bescherming van rechten van onze opdrachtgever of andere betrokkenen. De verwerking gebeurt op basis van gerechtvaardigd belang en met inachtneming van proportionaliteit, subsidiariteit en de privacygedragscode. Niet relevante gegevens of opnamen worden verwijderd en opnamen worden niet openbaar gemaakt.

6Delen met derden

Wij delen uw gegevens uitsluitend met derden wanneer dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht of voor het voldoen aan een wettelijke verplichting. Mogelijke ontvangers zijn:

• Banken, e-wallets, betaalproviders en andere betaaldiensten;
• Handelsplatforms en webshops;
• Hostingproviders en domeinregistrars;
• Juridische dienstverleners, waaronder Rechtshulp Nederland wanneer een civiele procedure aan de orde is, en deurwaarders;
• Toezichthouders, waaronder ACM ConsuWijzer;
• Andere gedupeerden binnen hetzelfde dossier of patroon, uitsluitend wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven;
• Politie, justitie, het Openbaar Ministerie en andere bevoegde instanties.

Bij signalen aan ACM ConsuWijzer, andere toezichthouders, banken, e-wallets of andere betaaldiensten delen wij in beginsel gebundelde en geanonimiseerde informatie, zoals aantallen meldingen, patronen, domeinnamen, handelsnamen, betaalgegevens van de wederpartij en algemene bewijsstukken. Persoonsgegevens van melders delen wij alleen wanneer dat noodzakelijk is, wettelijk is toegestaan of wanneer de betrokkene daarvoor toestemming heeft gegeven.

Als wij via een bank of betaaldienst NAW-gegevens of andere gegevens van een begunstigde rekeninghouder ontvangen, gebruiken wij die gegevens uitsluitend voor het betreffende dossier, hoor en wederhoor, minnelijke oplossing en eventuele civielrechtelijke vervolgstappen. Deze gegevens worden niet openbaar gemaakt in het Meldingen Register^™.

Met partijen die in opdracht van ons gegevens verwerken (zoals hostingproviders en de aanbieders van onze e-mailomgeving) sluiten wij verwerkersovereenkomsten conform de AVG.

7Verstrekking aan bevoegde instanties

Indien politie, justitie, een rechterlijke instantie, toezichthouder of een andere bevoegde autoriteit op grond van een wettelijke bevoegdheid gegevens vordert of opvraagt, kan Recherchebureau Matrix verplicht zijn deze te verstrekken. Wij verstrekken in zo'n geval niet meer informatie dan noodzakelijk is voor de betreffende vordering.

Wij kunnen verplicht zijn u of een andere betrokken persoon niet vooraf of niet volledig te informeren over een dergelijke verstrekking, indien een wettelijke bepaling, een rechterlijk bevel of het belang van een onderzoek zich daartegen verzet.

8Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of voor zover dit wettelijk vereist is.

• Meldingen in het Meldingen Register^™: in beginsel maximaal 2 jaar na eerste vastlegging. Eerder verwijderen of anonimiseren wij gegevens als ze niet langer noodzakelijk zijn of als dat op grond van de AVG moet. Wordt een melding onderdeel van een onderzoeksdossier, dan geldt de bewaartermijn voor dossiers;
• Actieve dossiers: zolang het dossier loopt en zolang dat nodig is voor onderzoek, dossieropbouw, juridische vervolgstappen of wettelijke verplichtingen;
• Afgesloten onderzoeksdossiers: minimaal 1 jaar na afronding of rapportage en niet langer dan noodzakelijk. In beginsel verwijderen wij dossiergegevens uiterlijk binnen 5 jaar na de eerste vastlegging, tenzij langere bewaring noodzakelijk is vanwege een lopend onderzoek, een procedure, een klacht, een wettelijke verplichting of een nieuwe relevante aanleiding. Dit toetsen wij aan proportionaliteit en subsidiariteit;
• Webshopscanner-resultaten: scanresultaten worden maximaal 14 dagen in cache opgeslagen om hergebruik bij volgende bezoekers mogelijk te maken;
• Communicatie: maximaal 2 jaar, tenzij langere bewaring noodzakelijk is voor een dossier of wettelijke verplichting;
• Technische beveiligings-, server- en auditlogs: niet langer dan noodzakelijk voor beveiliging, misbruikpreventie, foutopsporing, controleerbaarheid van dossierhandelingen, AVG-verantwoording of wettelijke verplichtingen, mede afhankelijk van de instellingen van onze hosting- of beveiligingsprovider.

9Beveiliging van uw gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeautoriseerde toegang. Onze website maakt gebruik van versleutelde verbindingen (TLS/HTTPS), Wordfence-beveiliging, toegangsbeperkingen tot dossiers en geheimhouding voor bevoegde medewerkers.

10Webshopscanner

De Webshopscanner is een gratis controletool waarmee bezoekers een webshop kunnen toetsen op signalen van dropshipping of mogelijke oplichting. Wij verwerken hierbij:

• De ingevoerde URL of webshopnaam;
• Technische en publieke informatie over die webshop, zoals domeininformatie, productfoto's, productlink, prijs en vermelding in onze interne signalenlijst;
• Technische loggegevens voor beveiliging en foutopsporing, voor zover die automatisch door de websiteomgeving worden vastgelegd.

Scanresultaten worden maximaal 14 dagen in cache opgeslagen om bij een volgend bezoek snel het resultaat te kunnen tonen. Het gaat daarbij om gegevens over de webshop of het product, zoals domein, productfoto, link en prijs. Wij gebruiken de Webshopscanner niet om bezoekers met cookies te volgen en koppelen scan-acties standaard niet aan individuele bezoekers.

11Meldingen Register^™

In het Meldingen Register^™ kunnen gedupeerden gegevens melden over een wederpartij, bijvoorbeeld een persoon, onderneming of webshop. Het kan ook gaan om een rekeningnummer, telefoonnummer, e-mailadres, domeinnaam of ander relevant gegeven. Hierbij worden, afhankelijk van wat u invult, gegevens vastgelegd over zowel de melder als de gemelde wederpartij.

Meldingen worden niet automatisch openbaar gemaakt. Alleen wanneer iemand zelf een exact zoekgegeven invoert, kan worden getoond dat dit zoekgegeven bij ons bekend is, bijvoorbeeld met de melding BEKEND, en hoe vaak dat specifieke zoekgegeven bij ons is gemeld. Persoonsgegevens van melders of gemelde wederpartijen en achterliggende meldingen worden niet publiek getoond. Wij kunnen u op de hoogte brengen als andere gedupeerden zich melden over dezelfde wederpartij, hetzelfde rekeningnummer of dezelfde contactgegevens; deelname aan gezamenlijke vervolgstappen is altijd vrijwillig en gebeurt alleen met uw toestemming.

Een zoekmatch of melding is een signaal op basis van meldingen en controle, geen juridische vaststelling dat sprake is van fraude of onrechtmatig handelen.

12Cookies en analytics

Onze website gebruikt strikt noodzakelijke cookies om de site goed te laten functioneren, bijvoorbeeld voor een ingelogde sessie. Daarnaast gebruiken wij Matomo Analytics for WordPress voor algemene website-statistieken, zoals bezochte pagina's en gebruikte knoppen. Deze gegevens helpen ons te zien waar bezoekers afhaken en waar de website duidelijker of beter kan worden gemaakt.

Matomo staat ingesteld zonder trackingcookies en met IP-anonimisering. Wij gebruiken analytics niet om bezoekersprofielen voor advertenties op te bouwen en niet om bezoekers buiten onze website te volgen. Gevoelige dossier-, betaal- en accountomgevingen worden buiten algemene bezoekersanalyse gehouden.

Als wij later marketingcookies of vergelijkbare trackingtechnieken willen gebruiken, vragen wij daarvoor vooraf toestemming.

Voor meer informatie over welke cookies wij gebruiken en hoe u uw voorkeuren kunt aanpassen, verwijzen wij naar ons Cookiebeleid.

13Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken;
• Correctie: u kunt onjuiste gegevens laten aanpassen;
• Verwijdering: u kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens, voor zover er geen wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang aan in de weg staat (zoals een lopend onderzoek of dossier);
• Beperking: u kunt verzoeken om beperking van de verwerking, bijvoorbeeld als u de juistheid van gegevens betwist;
• Bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang;
• Dataportabiliteit: u kunt verzoeken dat wij uw gegevens in een leesbaar formaat aan u of een door u aangewezen partij verstrekken.

U kunt een verzoek indienen via info@oplichtinghelpdesk.nl. Wij reageren binnen vier weken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen.

14Klachten

Heeft u een klacht over hoe wij met uw gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op via info@oplichtinghelpdesk.nl. Wij doen ons best om uw klacht zorgvuldig te behandelen.

U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

15Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid wijzigen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening verandert of wanneer wet- en regelgeving daartoe aanleiding geeft. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u, indien van toepassing, via e-mail of via een mededeling op onze website.

16Contact

Heeft u vragen over dit privacybeleid of over de wijze waarop wij met uw gegevens omgaan? Neem gerust contact met ons op via:

• WhatsApp (eerste contact bij voorkeur): +31 6 87310046
• E-mail: info@oplichtinghelpdesk.nl

Bij een lopend dossier is daarnaast telefonisch contact mogelijk via de gegevens die u van uw dossierbehandelaar heeft ontvangen.

Recherchebureau Matrix — OplichtingHelpdesk.nl
Paxtonstraat 3 N (Box E3838), 8013 RP Zwolle
KvK: 99501740